Por qué el Excel acaba fallando
El Excel no es el problema: el problema es que depende de una persona. Lo suele llevar el tesorero, a su manera, y el resto de la directiva no sabe leerlo. Los síntomas son siempre los mismos:
- Nadie sabe cuánto se ha cobrado de verdad hasta que el tesorero cuadra las cuentas.
- Los pagos en efectivo se apuntan «luego», y luego a veces no se apuntan.
- Una familia dice que pagó y no hay forma rápida de comprobarlo ni de darle un recibo.
- Para saber quién debe hay que cruzar varias hojas, equipo por equipo.
- Y cuando el tesorero lo deja, se va con el archivo y con la forma de entenderlo.
Qué hay que apuntar de cada cuota
Uses lo que uses, cada cuota debería tener siempre lo mismo:
- Jugador y equipo, para poder ver la foto por equipo.
- Concepto e importe: cuota mensual, matrícula, equipación…
- Cuándo vence. Sin fecha de vencimiento no se puede saber qué está atrasado.
- Si está pagada, cuándo y cómo: efectivo o transferencia.
- Un recibo para la familia cada vez que paga.
Y apúntalo el mismo día que se cobra. Es la única regla que de verdad evita los líos.
Cómo llevar los impagos sin perseguir a nadie
- Separa lo pendiente de lo vencido. No es lo mismo una cuota que vence el viernes que una de hace dos meses.
- Avisa a todos a la vez y con el mismo mensaje, en lugar de escribir a cada familia por separado. Es más justo y nadie se siente señalado.
- Pon una fecha de pago clara desde el principio de temporada.
- No lo hables en el campo ni delante de los niños. El entrenador entrena; las cuotas son cosa de la directiva.
- Revisa los impagos una vez al mes, siempre el mismo día.
Qué necesitan saber las familias
Muchos impagos son simples despistes. Ayuda mucho que cada familia sepa qué tiene que pagar, cuándo y cómo, y que tenga su recibo cuando paga. Si encima pueden consultarlo sin preguntar al tesorero, mejor para todos.
Qué necesita ver la directiva
La directiva no necesita el detalle de cada pago: necesita una foto clara, en cualquier momento y sin pedírsela a nadie:
- Cuánto hay que cobrar, cuánto ha entrado y cuánto falta.
- Lo mismo, equipo por equipo.
- Cuántos jugadores tienen cuotas vencidas.
Llevarlo en una app
En la app de LOALVIC SPORTS, con el pack de Administración, el tesorero ve de un vistazo lo cobrado, lo pendiente y lo vencido, por equipo. Los pagos en efectivo o por transferencia se apuntan en la app y cada uno saca su recibo. En la lista de impagos ve quién debe y cuánto, tiene un botón para recordárselo a las familias y puede descargar el listado en Excel si lo quiere. Y como todo está en el club y no en el ordenador de una persona, si cambia el tesorero no se pierde nada.
Además de las cuotas, la app lleva los equipos, el calendario y la asistencia que confirman las familias. Puedes ver todo en gestión de clubes o hacer el test gratis del club para saber por dónde empezar.