Equipos y fichas
- Cerrar cuántos equipos salen y en qué categorías, con un número de jugadores razonable en cada uno.
- Tramitar las licencias de jugadores y técnicos en los plazos de la federación. Si una ficha llega tarde, ese jugador no puede jugar.
- Inscribir a los equipos en sus competiciones y apuntar el calendario de partidos en cuanto salga.
- Revisar las equipaciones: qué hay, qué falta y cuándo llega, para no empezar la liga con camisetas prestadas.
Entrenadores y personal
- Un entrenador y, si se puede, un ayudante por equipo, con su titulación al día.
- El certificado negativo del Registro Central de Delincuentes Sexuales de todas las personas que trabajan con menores: entrenadores, delegados, monitores y voluntarios. Es obligatorio por ley, también para el voluntariado.
- Quién hace qué en la directiva: quién lleva las cuotas, quién habla con la federación, quién responde a las familias. Por escrito, aunque sea en una hoja.
- Una reunión con los entrenadores antes de empezar: normas, horarios, cómo se comunica una ausencia y qué se espera de cada uno.
Protección de menores y datos
- El delegado o delegada de protección. La ley de protección de la infancia (LOPIVI) obliga a las entidades deportivas que trabajan con menores a tener esta figura y unos protocolos de actuación. Si aún no lo tenéis, es el momento.
- Las autorizaciones de imagen de cada jugador menor, firmadas por su familia y aparte de la inscripción. Sin ella, no se publica su foto.
- Los datos de salud que importan (alergias, medicación, lesiones) en manos de su entrenador, y solo de quien los necesita.
- La información de protección de datos en la ficha de inscripción: quién trata los datos, para qué y cómo ejercer los derechos.
Cuotas y presupuesto
- Un presupuesto de temporada: licencias, arbitrajes, material, equipaciones, desplazamientos e instalaciones, frente a lo que se espera cobrar.
- Las cuotas claras desde el primer día: cuánto, cuándo vence cada una y cómo se paga. Lo que no se dice en septiembre se discute en enero.
- Qué pasa si una familia no paga o si un jugador se da de baja a mitad de temporada. Mejor decidirlo ahora que caso por caso.
- Un recibo por cada pago y un registro que no dependa del ordenador de una persona. Lo explicamos en cómo llevar las cuotas sin Excel.
Instalaciones y horarios
- Confirmar los campos y las franjas de entrenamiento con quien los gestiona, normalmente el ayuntamiento.
- Un cuadrante de entrenamientos por equipo, día y campo, que todos puedan consultar.
- El material revisado: balones, petos, conos, porterías y el botiquín.
Comunicación con las familias
- Una reunión o un mensaje de bienvenida con lo básico: horarios, cuotas, normas, a quién preguntar cada cosa.
- Un solo canal oficial. Si los avisos van por seis grupos de WhatsApp distintos, alguien se va a perder el cambio de hora del sábado.
- Cómo se confirma la asistencia a entrenamientos y partidos, para que el entrenador sepa con quién cuenta antes de llegar.
- Las normas de convivencia por escrito: comportamiento en la grada, puntualidad, respeto al árbitro y al rival.
Llevarlo todo en un sitio
La mitad de esta lista es información que hoy vive repartida entre un Excel, varios grupos de WhatsApp y la cabeza del coordinador. Con la app de LOALVIC SPORTS el club tiene en un solo sitio los equipos, el calendario de la FFCV, la asistencia que confirman las familias, las convocatorias y los comunicados. Con el pack de Administración, además, las cuotas, los recibos y los impagos. Y nosotros la montamos y cargamos vuestros datos, para que no empecéis la temporada metiendo jugadores a mano.
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